Privacystatement
Als je bij Sarawak, solliciteert, uit interesse onze website bezoekt of reageert op onze sociale media uitingen, dan hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig. Wij willen graag transparant zijn in onze werkwijze.
Sarawak gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en deze worden dan ook zorgvuldig door ons verwerkt en beveiligd. Het uitgangspunt hiervoor is de General Data Protection Regulation (GDPR). Hieronder hebben wij voor jou op een rijtje gezet welke gegevens wij van jou verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast leggen wij uit hoe jij als klant, (oud)medewerker, sollicitant of bezoeker van onze website je rechten tot bijvoorbeeld inzage of verwijdering van jouw persoonsgegevens kunt uitoefenen.
In dit document zetten wij uiteen welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken en wanneer wij deze gegevens verwijderen.
Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de uitvoering van onze dienstverlening en het handhaven van de regelgeving vanuit Belastingdienst. Denk hierbij aan werving & selectie, carrière- en opleidingsdoeleinden, persoonlijke ontwikkeling, salarisadministratie en personeelsmanagement.
Om welke persoonsgegevens gaat het?
Sarawak verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij maken hierbij onderscheidt in kandidaten/sollicitanten, werknemers en oud-werknemers.
Voor sollicitanten, kandidaten en deelnemers trainingsevenementen
Voor deze groep verzamelen wij onderstaande persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- LinkedIn profiel en/of motivatievideo – op vrijwillige basis
- Cv
- Pasfoto
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website
- Overige gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van recruitment en beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat voor een vacature of training. Denk bijvoorbeeld aan opleiding, diploma’s, referenties en getuigschriften;
Werknemers
Voor werknemers verzamelen wij bovenop bovengenoemde ook onderstaande gegevens voor de verwerking van het contract, uitbetalingen te doen en om jou als werknemer zo goed mogelijk te begeleiden en trainen tijdens dienstverband.
- Nationaliteit
- BSN-nummer
- ID bewijs
- werkvergunning en eventueel VOG;
- Banknaam en rekeningnummer
- Loonbelastingverklaring;
- Functionerings- en prestatieverslagen (denk ook aan prestaties en rating/coaching wanneer je bij ons een training volgt)
- Verzuimgegevens
- Bijzondere persoonsgegevens; Sarawak legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over levensovertuiging, achtergrond, politieke gezindheid, gezondheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
Waarom verzamelen wij deze gegevens?
Ook hier maken wij een onderscheid in de verschillende doelgroepen. Kandidaten/sollicitanten, werknemers, en oud medewerkers
Sollicitanten, kandidaten en deelnemers van trainingsevenementen
Wanneer we het hebben over het verzamelen van gegevens van sollicitanten dan doen wij dit voor de invulling van onze vacatures nu en in de toekomst, maar ook voor het opzetten van een effectieve talentpoule.
Medewerkers
Met betrekking tot medewerkers verzamelen en verwerken wij gegevens om een zo volledig- en nauwkeurig mogelijke personeelsadministratie te voeren, rekening houdend met de eisen die de belastingdienst, accountant en wetgeving stelt. Ook gebruiken wij deze gegevens voor interne communicatie en middelen ten behoeve van de ontwikkeling van onze werknemers.
Oud werknemers
Tijdens het dienstverband wordt een dossier opgebouwd welke ook na uitdiensttreden tot ten minste 7 jaar zal worden bewaard. Dit geheel volgens regels van de Belastingdienst. Dit gebeurt onder toestemming van de werknemer en kan na deze wettelijke termijn worden verwijderd indien gewenst. Wij gebruiken deze gegevens ook voor het onderhouden van het netwerk; verzenden van nieuwsbrieven, communicatie met betrekking tot evenementen en het benaderen voor vacatures.
Bezoekers website
Over het algemeen kan onze website worden bezocht zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Maar Sarawak analyseert wel het surfgedrag op de website. Dit omdat wij een zo optimaal mogelijke beleving en gebruiksvriendelijkheid voor onze gebruikers willen. is het belangrijk dat de website allereerst gebruiksvriendelijk is. Gegevens zijn bij ons anoniem.
Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Sarawak maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dit om te kijken hoe bezoekers onze websites gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Volgens de regels van de Belastingdienst moeten wij verplicht een aantal gegevens uit het personeelsbestand bewaren. Dit mag tot 7 jaar na uitdiensttreding. Het gaat hier om:
- Loonbelastingverklaring
- Een kopie van het identiteitsbewijs
Voor de overige gegevens in het personeelsdossier staat geen wettelijke termijn maar wordt gekeken naar wat redelijk is. Hiervoor hanteert Sarawak een termijn van 5 jaar na uitdiensttreding.
In het geval het sollicitatiegegevens en gegevens voor onderhouden van onze Talentpoule vragen wij altijd toestemming voor het bewaren van de gegevens indien dit relevant is voor carrièremogelijkheden op termijn. Denk aan bemiddelingsgegevens als; cv, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.). Indien er toestemming wordt verleend is de bewaartermijn 24 maanden, waarna indien nog relevant opnieuw toestemming wordt gevraagd. Wanneer er geen toestemming wordt verleend vanuit de sollicitant of kandidaat is de bewaartermijn van de gegevens vier weken.
Na het verlopen van de bewaartermijn of wanneer de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, ziet zien wij toe op een zorgvuldige vernietiging van de papieren en digitale gegevens.
Het delen van persoonsgegevens
Soms is het noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te delen met derden. Bijvoorbeeld binnen een sollicitatieprocedure waarbij wij jou voordragen bij een van onze opdrachtgevers of onze zusterorganisatie. Sarawak heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Ook binnen zakelijke relaties verzamelen en bewerken wij gegevens van personen en bedrijven. Denk aan contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.
Sarawak verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden. We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:
- Namen
- Bedrijfsgegevens
- Contactgegevens
- Functies van contactpersonen
Wijzigen, verwijderen of opvragen van je gegevens
Je kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in je cv of uw persoonlijke gegevens. Ook wanneer je inzage wilt in de totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen dan kun je dit via zelf inzien via de connectfunctie of contact opnemen met Sarawak via privacy@sarawak.nl. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je jezelf uitschrijven via het genoemde e-mailadres. Je wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld en binnen 1 week na bevestiging worden je gegevens definitief verwijderd.
Beveiliging
Sarawak doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen de juiste gemachtigden hebben toegang tot de gegevens.
Sarawak kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in het Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Sarawak.
Disclaimer
In deze disclaimer wordt verstaan onder:
- de eigenaar: de eigenaar van de website;
- gebruik(en): alle denkbare handelingen;
- u: de gebruiker (bezoeker) van de website;
- de content: alle in de website aanwezige inhoud;
- Het onderstaande is van toepassing op de pagina die u thans bekijkt. Door de pagina te gebruiken stemt u in met deze disclaimer.
- De content is door de eigenaar met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, de eigenaar aanvaardt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde.
- De eigenaar is niet verantwoordelijk voor content op de aan deze website gekoppelde bestanden en/ of websites waarnaar wordt verwezen.
- Ongeautoriseerd of oneigenlijk gebruik van de content of delen daarvan maken inbreuk op intellectuele rechten
- Toestemming tot het gebruik van de getoonde content of delen daarvan op publiekelijk toegankelijke plaatsen dient schriftelijk aan ons te worden verzocht.
Nadere informatie
Mocht u nadere informatie wensen, dan kunt u contact met ons opnemen op privacy@sarawak.nl of telefoonnummer: 072-5413950.
